Cách soát một bảng vốn mở quán: 17 trong 29 bảng cộng sai tổng

Một bảng vốn mở quán cà phê 40 chỗ, loại hay được chia sẻ trong nhóm, trông như sau. Số giả định.

Bảng này cộng đúng, từng khoản hợp lý, và vẫn thiếu một dòng. Không có khoản nào cho sáu tháng đầu cơ sở trả lương, trả thuê, nhập hàng trong khi chưa có lãi. Người đọc bảng và tin rằng có 550 triệu là mở được sẽ bắt đầu thiếu tiền từ tháng thứ hai.

Thiếu dòng này là lỗi phổ biến nhất của bảng vốn, nhưng không lộ ra khi cộng. Trước khi tới đó, bài này nói về lỗi lộ ra khi cộng, vì nó còn phổ biến hơn.

Bảng vốn công khai sai nhiều tới đâu?

Bảng vốn mở quán là danh sách các khoản phải chi trước ngày mở cửa, chốt bằng một con số tổng. Người sắp mở cơ sở đọc rất nhiều bảng như vậy: video bóc chi phí, bài chia sẻ trên nhóm, tệp bạn bè gửi.

MAVIO từng cộng lại 29 bảng vốn công bố công khai. Chỉ 12 bảng cho ra đúng con số tổng mà chính người đưa bảng chốt. Mười bảy bảng còn lại cộng dãy khoản mục ở trên không ra con số ở dưới, tức tỷ lệ dùng được con số là 41%.

Người đưa bảng phần lớn cộng đúng. Lỗi nằm trên đường từ lời họ nói tới con số bạn đang đọc: nghe nhầm một bậc, gõ thiếu một chữ số, cắt bớt một dòng cho gọn, hoặc chép lại từ một bản đã sai từ trước. Người đọc không cần biết sai ở khâu nào, chỉ cần biết con số nào tin được.

Bốn phép soát làm theo thứ tự nào?

Bốn phép làm theo thứ tự từ rẻ nhất tới tốn công nhất.

1. Cộng lại. Mất một phút và loại ngay 59% số bảng khỏi diện tin được, theo tỷ lệ của 29 bảng ở trên. Bảng cộng khớp thì dùng được con số. Bảng không khớp vẫn dùng được cấu trúc, tức danh sách khoản mục và thứ tự, nhưng không dùng con số.

2. Tìm dòng có giá trị bằng đúng độ lệch. Tổng hụt 10 mà trong bảng có một dòng đúng bằng 10 thì gần như chắc dòng đó bị đếm hai lần hoặc bị bỏ sót. Khi độ lệch lớn bất thường, chia nó cho 9. Lỗi phổ biến nhất là một con số bị nhân hoặc chia cho 10, và số đúng gấp mười lần số ghi thì độ lệch bằng đúng chín lần số ghi. Hụt 45 thì tìm dòng ghi 5 mà lẽ ra là 50, hoặc dòng ghi 50 mà lẽ ra là 5.

3. Tìm bản thứ hai của cùng một cơ sở. Người hay chia sẻ thường đăng lại cùng nội dung sau vài tháng. Đặt hai bản cạnh nhau là thấy dòng nào lệch. Dấu hiệu chắc nhất là hai bản chốt cùng một tổng nhưng một dòng thành phần khác nhau: lỗi nằm ở bản ghi, không phải người ta đổi giá.

4. So với một con số bạn tự biết. Bạn không cần biết hết mọi khoản. Chỉ cần biết chắc một khoản, thường là tiền thuê mặt bằng ở khu định mở, rồi xem bảng ghi khoản ấy thế nào. Sai ở chỗ bạn kiểm được thì không nên tin chỗ bạn không kiểm được.

Khoản nào hay sai, khoản nào ít sai?

Mười bảy bảng lệch dồn vào vài chỗ.

Số từ 29 bảng MAVIO cộng lại, một bảng có thể sai nhiều khoản.

Ba khoản đầu chiếm gần hết và có một điểm chung: số lớn, nằm giữa danh sách nên người nói đọc lướt, và không lặp giống nhau giữa các dự án. Hai khoản gần như không bao giờ sai là thiết kế và chi phí khai trương, vì chúng cố định và được nhắc ở mọi dự án nên người nói thuộc lòng.

Từ đó rút ra một quy tắc soát: số càng lớn và càng ít lặp lại thì càng đáng ngờ. Soát kỹ dòng thi công vài trăm triệu, bỏ qua dòng in menu vài triệu, thay vì soát đều mọi dòng. Cùng lý do, các bảng giá vốn từng món với con số dưới một trăm nghìn gần như luôn cộng đúng, vì số nhỏ ít bị nhầm bậc.

Dòng nào gần như bảng nào cũng thiếu?

Tiền nuôi cơ sở trong những tháng đầu chưa có lãi, hay gọi là vốn lưu động.

Gần như mọi bảng vốn công khai chỉ tính tiền dựng cơ sở: mặt bằng, thi công, thiết bị, giấy tờ, hàng nhập lần đầu. Cộng xong ra một con số, thường được gọi là "vốn mở quán".

Tháng đầu cơ sở vẫn trả lương đủ, vẫn trả tiền thuê, vẫn nhập hàng, trong khi doanh thu chưa ổn định. Sáu tháng đầu thường là sáu tháng lỗ hoặc hòa. Tiền để đi qua sáu tháng đó phải nằm sẵn từ trước. Cách tính số khách cần có mỗi ngày để hòa ở bài điểm hòa vốn theo số khách.

Mỗi lần đọc một bảng vốn, tự cộng thêm một dòng cuối:

Vốn lưu động = chi phí vận hành một tháng × số tháng cho phép chưa có lãi

Với bảng 550 triệu ở đầu bài, giả định chi phí vận hành 45 triệu một tháng và cho phép sáu tháng chưa lãi, dòng thiếu là 270 triệu. Số tiền phải có trước khi bắt đầu là 820 triệu, không phải 550 triệu. Tỷ lệ này, một phần ba tới một nửa phần dựng cơ sở, là mức hay gặp.

Bảng thiếu dòng này không sai, chỉ trả lời một câu hỏi khác với câu bạn đang hỏi: "dựng cơ sở này hết bao nhiêu" thay vì "phải có bao nhiêu tiền thì mới nên bắt đầu". Khoản thiếu này là lý do nhiều cơ sở đóng cửa trong lúc vẫn còn khách, cơ chế ở bài đông khách vẫn đóng cửa.

Bốn phút cho mỗi bảng vốn định tin

1. Cộng lại dãy khoản mục, so với tổng. Lệch thì tìm dòng bằng đúng độ lệch, hoặc bằng độ lệch chia cho 9.
2. Kiểm một khoản bạn tự biết giá, thường là tiền thuê. Mặt bằng còn cần so với trần doanh thu, cách tính ở bài trần doanh thu của mặt bằng.
3. Cộng thêm dòng vốn lưu động mà bảng không có: chi phí vận hành một tháng nhân sáu.
4. Ghi lại con số cuối cùng cạnh con số tổng của bảng. Khoảng cách giữa hai số là phần bảng đó không nói với bạn.