Giấy phép mở cơ sở ăn uống gồm ba tầng xếp chồng theo thứ tự: mảnh đất được phép dùng làm gì, bản vẽ để xin phép, rồi giấy phép thi công. Thứ tự này không đảo được. Sai ở tầng trên thì mọi việc đã làm ở tầng dưới, từ bản vẽ tới hợp đồng thi công, thành vô nghĩa.
Người mở cơ sở lần đầu thường xếp giấy phép vào việc làm sau, khi mặt bằng đã cọc. Cách xếp đó đặt tầng đắt nhất vào cuối, trong khi tầng đắt nhất nằm ở trên cùng.
Tầng một: mảnh đất này được phép dùng làm gì?
Mục đích sử dụng đất là việc mà mảnh đất được phép dùng vào, ghi trên giấy tờ đất và trong quy hoạch của địa phương. Đất đang cho phép làm nhà ở hoặc văn phòng không tự động dùng làm hàng ăn được. Muốn đổi mục đích thì phải xin, và thời gian xin tính bằng tháng, có trường hợp kéo tới một năm.
Hợp đồng thuê thường tính tiền từ tháng đầu. Nếu vướng đất, cơ sở trả tiền thuê cho một mảnh đất chưa mở được, trong lúc chờ một thủ tục mình không kiểm soát.
Câu hỏi này rẻ: hỏi chủ nhà, xem giấy tờ đất, hỏi ủy ban phường hoặc xã. Bỏ qua câu hỏi này mới đắt.
Thời hạn đất ảnh hưởng gì tới bảng tài chính?
Đất thương mại dịch vụ có thời hạn sử dụng, và thời hạn này khác với quyền sở hữu. Sổ ghi sở hữu lâu dài không có nghĩa là được kinh doanh trên đó lâu dài, vì quyền sở hữu đất và thời hạn được phép làm hoạt động có điều kiện là hai chuyện riêng.
Với cơ sở thuê năm năm, con số này không đổi gì. Với người tính mua đất hoặc đầu tư nặng vào một chỗ, thời hạn còn lại quyết định cách chia khấu hao: đất còn hạn mười hai năm mà khấu hao tính trên hai mươi năm thì bảng tài chính sai từ dòng đầu.
Tầng hai: vẽ xong rồi mới xin phép?
Thứ tự đúng là kiến trúc sư ra bản vẽ trước, cầm bản vẽ đi xin phép sau. Chỗ tốn tiền oan nhiều nhất ở tầng này là nhầm hai loại bản vẽ làm một.
| Loại bản vẽ | Để làm gì |
|---|---|
| Bản vẽ xin phép | Hồ sơ kỹ thuật cơ bản, cơ quan cấp phép duyệt |
| Bản thiết kế cơ sở | Khách thấy gì, ngồi đâu, bếp chạy ra sao |
Hai việc này do hai loại người làm, thuộc hai dòng ngân sách. Thuê được người vẽ hồ sơ xin phép rồi tưởng mình đã có thiết kế cơ sở là một trong những cú hụt ngân sách hay gặp nhất.
Tầng này còn kéo theo một hệ quả về tiền: bảng vốn lập trước khi có giấy phép chỉ là bản ước. Khối lượng thật chỉ ra được từ thiết kế chi tiết, mà thiết kế chi tiết làm sau khi phép đã cấp. Vì thế bảng vốn nên chốt hai lần, bản ước để quyết định có làm hay không, bản thật để ký hợp đồng thi công. Cách soát một bảng vốn ở bài trần doanh thu của mặt bằng và điểm hòa vốn theo số khách.
Tầng ba: xin phép thi công là việc gì của thi công?
Là việc đầu tiên, trước mọi việc khác. Mức độ khó thay đổi hẳn theo nơi thuê. Nhà phố thường dễ thở. Khu đô thị có ban quản lý hoặc trung tâm thương mại thì mọi hạng mục phải xin và phải được nghiệm thu, chuẩn chi tiết tới số ổ cắm trên một lộ điện và cả tấm bạt quây công trường.
Theo lời một người từng thi công trong trung tâm thương mại, hồ sơ xin phép có thể lên gần một trăm trang, mất khoảng một tháng để mọi mục chuyển từ chưa đạt sang đạt, và trung tâm bắt mua bảo hiểm công trình với mức đền bù do họ quy định. Cộng các thủ tục khác, nửa năm trước ngày khởi công là chuyện bình thường ở loại mặt bằng này.
Bảo hiểm công trình gần như không có trong bảng vốn của người mở lần đầu. Làm ngoài mặt phố không bị buộc mua, nhưng một gói nhỏ vẫn đáng tiền.
Phòng cháy quyết định hình dạng cơ sở ra sao?
Phòng cháy là hạng mục bị hiểu sai theo hai hướng cùng lúc.
Hướng thứ nhất là tiền. Hệ phòng cháy cho một cơ sở ăn uống thường tính bằng trăm triệu, tùy diện tích và số tầng, và thường bị xếp cuối bảng vốn, tức chỗ bị cắt đầu tiên khi vượt ngân sách.
Hướng thứ hai nặng hơn: phòng cháy không phải thứ lắp thêm vào một cơ sở đã thiết kế xong. Lối thoát nạn có bề rộng tối thiểu, nên cửa chính không co lại được dù mặt tiền hẹp. Ban công thoát hiểm không được che, nên một phương án mặt tiền đẹp có thể bị loại vì bịt mất lối đó. Đầu phun bố trí theo khu, bếp và tầng hầm dày hơn tầng trên.
Thiết kế xong mới gọi đơn vị phòng cháy vào là cách chắc chắn để phải vẽ lại. Mời họ ngồi cùng từ bản vẽ đầu tiên rẻ hơn nhiều. Một hạng mục vừa đắt, vừa không thương lượng được, vừa ràng buộc ngược lên thiết kế thì chỉ có một chỗ đứng trong bảng vốn là dòng đầu.
An toàn thực phẩm ăn vào thiết kế bếp ở đâu?
Phần này hay bị coi là khẩu hiệu, trong khi ba hạng mục của nó đều ăn thẳng vào kích thước bếp.
- Tủ lưu mẫu. Lưu mẫu từng món kèm ngày giờ và tên món, gồm cả sốt và nước dùng. Một số cơ sở đặt tủ này ở chỗ khách nhìn thấy.
- Tách đường đi của đồ sống và đồ chín. Món nướng ra bàn khi còn sống, đi chung cửa với đồ chín thì hỏng cả vệ sinh lẫn tốc độ đẩy món. Có cơ sở phải chia cửa ra món thành ba cửa riêng cho rau, thịt sống và món chín.
- Xả thải. Hố ga, bẫy mỡ, hệ thoát nước thải. Đây là hạng mục bị bỏ khỏi bảng vốn thường xuyên nhất và không vá chắp được khi nhận lại mặt bằng cũ.
Giấy tờ dùng được vào việc gì ngoài đối phó kiểm tra?
Việc thứ nhất là đem ra khoe: chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm và đăng ký kinh doanh trưng ngay quầy. Khi mặt bằng chung của ngành là giấu chuyện bếp núc, bày ra là một lợi thế so với cơ sở gần.
Việc thứ hai là chặn trách nhiệm. Không khuyến khích khách mang đồ ăn uống từ ngoài vào, vì khi có sự cố, cơ sở không kiểm soát được thứ mình không bán ra nhưng vẫn là bên chịu trách nhiệm chính. Nơi nào vẫn cho mang vào thì làm bản ký nhận trách nhiệm.
Hứa tiến độ thế nào khi có phần mình không nắm?
Khi hứa tiến độ với người góp vốn hay với chính mình, đếm từ ngày có giấy phép, không đếm từ ngày ký. Ba mươi ngày thi công tính từ ngày có phép là lời hứa giữ được. Ba mươi ngày tính từ hôm nay là đặt cược vào tốc độ của một cơ quan mình không quen biết.
Tách mốc mình kiểm soát được ra khỏi mốc phụ thuộc bên ngoài, và chỉ hứa trên phần mình làm.
Làm gì trước khi xuống tiền cọc?
- Hỏi mảnh đất đang được phép dùng vào việc gì và còn thời hạn bao nhiêu năm. Hỏi chủ nhà, xem giấy tờ, hỏi phường.
- Tách hai dòng ngân sách: hồ sơ xin phép và thiết kế cơ sở, không gộp làm một.
- Xếp phòng cháy lên dòng đầu bảng vốn và mời đơn vị phòng cháy ngồi cùng từ bản vẽ đầu.
- Viết mốc tiến độ tính từ ngày có phép vào mọi lời hứa với người góp vốn.
Bốn việc này gộp lại tốn khoảng một tuần đi hỏi và không tốn tiền. Thủ tục và tên giấy thay đổi theo thời gian và địa phương, kiểm lại ở cơ quan nơi đặt cơ sở trước khi nộp.