Cách xếp ngày khai trương để 100 suất trong 15 phút không vỡ

6:30, cơ sở mở cửa. Công thức đã chuẩn, giá đã tính kỹ, mặt bằng nằm đúng chỗ người qua lại.

7:00, ba trăm chỗ ngồi kín cùng lúc.

7:15, bếp không kịp, không đủ người dọn bàn, không có ai bưng món ra ngay. Có khách chờ 30 tới 40 phút cho một bát ăn sáng.

7:30, cơ sở phải dừng nhận khách.

Dòng thời gian này là của một điểm bán phở trong ngày đầu, theo lời chủ cơ sở kể lại. Con số có thể khác ở cơ sở khác, nhưng hình dạng thì giống nhau: món đã ngon, giá đã đúng, và ngày khai trương vẫn vỡ. Món và giá đo được trên giấy, còn thứ làm vỡ ngày đầu chỉ hiện ra khi ba trăm người cùng ngồi xuống một lúc.

Mật độ khách là gì và vì sao khác tổng khách?

Mật độ khách là số suất phải làm trong một khoảng thời gian ngắn, thường tính theo 15 phút. Tổng khách là số suất cả ngày. Hai con số này dẫn tới hai cách chuẩn bị khác hẳn nhau.

Số giả định. Cùng một tổng 300 suất, bếp ở dòng trên không cần tổ chức gì, bếp ở dòng dưới phải làm gấp mười lần và sẽ vỡ nếu không xếp trước.

Khi ước công suất cho ngày khai trương, câu hỏi đúng là giờ cao điểm dài bao lâu và bao nhiêu phần trăm khách cả ngày dồn vào khoảng đó. Con số trả lời câu hỏi này mới là con số để dựng bếp và xếp người.

Ba việc sửa được ngay hôm sau là gì?

Cơ sở trong ví dụ tổ chức lại ngay sáng hôm sau, không thuê thêm người và không đổi thiết bị.

Chia mặt bằng thành khu nhỏ, đặt tên theo thứ tự dễ nhớ. Bốn khu thay cho một sàn lớn. Khu càng nhỏ thì nhân viên càng biết ngay bàn nằm ở đâu. Trên một sàn lớn, mỗi lần bưng món là một lần đi tìm bàn, mỗi lần tìm mất khoảng 15 giây, nhân với vài trăm lượt trong một buổi sáng. Đi kèm là tách bàn lớn thành bàn nhỏ: bàn bốn quay vòng nhanh hơn bàn sáu, vì nhóm hai người ngồi bàn sáu làm bốn chỗ còn lại chết theo.

Tách vai, mỗi người một việc. Người nhận món chỉ nhận món và thanh toán, không bưng, không dọn, mỗi bàn khoảng 70 giây. Dọn bàn là một vai riêng, dọn ngay khi khách đứng lên thay vì đợi rảnh, vì bàn không dọn kịp thì không quay vòng được, và hàng người chờ ngoài cửa dài thêm. Thanh toán ngay tại bàn để khách không phải đi lên quầy, hóa đơn rút từ hai liên xuống một liên.

Đưa khách thứ gì đó ngay khi họ ngồi xuống. Cơ sở ủ sẵn vài trăm cốc trà đá, khách tới là có trà và món ăn kèm trên bàn. Việc này không làm món ra nhanh hơn, chỉ làm thời gian chờ dễ chịu hơn, và là việc rẻ nhất trong ba việc.

Kết quả tới ngày thứ ba, cùng bếp đó và cùng số người đó: 9:30 đã bán hơn 500 suất, gần 10:00 là 600 suất, còn nhập thêm hàng để bán buổi trưa. Bài đông khách vẫn đóng cửa có cách đếm số lần người đứng bếp phải xoay người để tìm chỗ gãy trong quầy, dùng được ngay khi chia khu.

Chạy thử phải giống bán thật đến mức nào?

Cách ra mắt của cơ sở này có bốn bước, và không bước nào giảm giá:

1. Nếm thử nội bộ để chỉnh vị.
2. Chạy thử cho nhân viên ăn, làm đúng như bán thật, đủ đồ ăn kèm và gia vị. Nhân viên góp ý tại chỗ: hôm nay nước thanh hơn hôm qua, suất nhiều quá ăn không hết.
3. Tặng một hai trăm suất mỗi ngày cho người quanh khu để lấy góp ý, không để tạo tiếng vang.
4. Phát phiếu giá rất thấp cho khách sẵn có, dùng trong vài ngày trước khai trương.

Bước hai là bước hay bị làm dối nhất. Chạy thử cho nhân viên mà làm qua loa vì toàn người nhà thì không đo được gì, và chỗ gãy sẽ lộ vào đúng ngày đông nhất. Chạy thử đúng là chạy y như bán thật, đủ từng thứ nhỏ.

Hai cách nghĩ ở bước bốn đáng giữ lại. Phiếu bán với giá tượng trưng, ví dụ 9.000đ, thay vì tặng không, vì phiếu tặng không thì người nhận không trân trọng, còn phiếu không dùng thì cơ sở không biết ai sẽ tới. Một khoản nhỏ lọc ra người thật sự sẽ đến. Cơ sở cũng không giảm giá khai trương: giảm giá kéo về nhóm khách đi theo khuyến mãi, và nhóm đó đi tiếp khi hết khuyến mãi.

Một suất 39.000đ sống bằng gì?

Cơ sở trong ví dụ bán suất rẻ nhất 39.000đ. Cộng đủ các tầng chi phí thì mức đó không sống nổi nếu phải gánh tiền thuê:

Số giả định. Thêm tiền thuê mặt bằng thì tổng vượt 40.000đ, cao hơn giá bán. Cách tách các khoản này ở bài cách tính giá vốn một ly và bảng tính giá vốn (COGS).

Cơ sở vẫn bán được vì mặt bằng đó buổi tối là một cơ sở khác, và ca tối đã gánh tiền thuê. Ca sáng chỉ gánh nguyên liệu và nhân công. Cấu trúc này có ba tầng: một mặt bằng chạy hai ca nên tiền thuê trả một lần; món rẻ buổi sáng là bản dùng thử của cơ sở buổi tối, người chưa dám vào một chỗ ăn tối vẫn ăn được một bát phở và thấy sạch sẽ tử tế; cơ sở buổi tối mới là nơi có biên lãi vì chi tiêu đầu người cao hơn nhiều. Bát phở rẻ là chi phí kéo khách cho sản phẩm chính, chi bằng một bữa ăn tử tế thay vì bằng quảng cáo.

Nhiều người sao chép mức giá của một mô hình bán rẻ mà đông, trong khi không có sản phẩm biên cao phía sau và không dùng chung mặt bằng. Thiếu hai điều kiện đó, mức giá ấy là bán lỗ.

Lợi thế không sở hữu là gì?

Lợi thế không sở hữu là thứ cơ sở đang sống nhờ nhưng không có quyền giữ: vỉa hè để xe, chỗ ngồi ngoài trời, lối đi chung. Trong bếp của cơ sở ở ví dụ có một nhân viên từng mở cơ sở riêng, bán 500 suất mỗi ngày, rồi đóng cửa vì mất vỉa hè. Mất chỗ để xe và chỗ ngồi ngoài là mất lợi thế vị trí, và sau đó không còn bán được 500 suất nữa.

Loại rủi ro này không có cột nào trong bảng tính vốn. Cách phòng là viết ra con số của kịch bản mất lợi thế ngay từ lúc còn đang vẽ mô hình: mất vỉa hè thì còn bao nhiêu chỗ, còn bao nhiêu suất, còn lãi không. Mô hình chỉ sống khi lợi thế ấy còn thì cần biết điều đó trước ngày ký hợp đồng thuê.

Làm gì trước ngày khai trương?

1. Ước lượng giờ cao điểm, không ước lượng tổng ngày. Ghi rõ bao nhiêu phần trăm khách dồn vào bao nhiêu phút, và chỉ mở số bàn bếp làm kịp trong khoảng đó.
2. Chia khu và đặt tên trước khi mở. Việc này làm trong một buổi chiều với một cuộn băng dính giấy, không cần đợi vỡ rồi mới chia.
3. Gán vai cho ngày đầu: ai chỉ nhận món, ai chỉ dọn, ai chỉ bưng. Ngày thường có thể linh động, ngày đầu thì không.
4. Chạy thử cho nhân viên ăn đúng như bán thật ít nhất một lần trước khai trương, ghi lại từng chỗ chậm.