Bán 300 triệu, nhập 100, 200 triệu đi đâu

Có một câu hay gặp ở chủ cơ sở đông khách: mình đông khách mà vẫn lỗ.

Hình dạng cụ thể thường thế này. Tháng nào cũng bán được quanh 300 triệu. Nhập hàng hết khoảng 100 triệu. Còn 200 triệu, mà cuối tháng nhìn lại thì không còn.

Người ta hay đi tìm câu trả lời bằng cách soi từng khoản chi. Cách đó mệt và thường không ra, vì tiền không mất ở một chỗ lớn. Nó rỉ ở mười chỗ nhỏ, mỗi chỗ vài phần trăm.

Cách bền hơn là đổi mục đích của sổ sách. Sổ sách không chỉ để báo cáo cuối tháng. Nó là bộ máy làm cho khoản chênh tự lộ ra trong ngày. Bài này nói cách dựng bộ máy đó và giá của nó, vì mỗi chốt đều có giá tính bằng giờ công.

Chốt đầu tiên nằm ở đâu?

Ở cái cân lúc nhận hàng, và ở đó phải có hai người.

Lúc nhận hàng có hai thứ cần kiểm và chúng khác nhau: chất lượng hàng và số lượng hàng. Người phụ trách bếp kiểm chất. Người ghi sổ kiểm lượng. Cùng lúc, cùng chỗ.

Nếu một người kiểm cả hai thì cái cân thành chỗ không ai soát. Không phải vì người đó xấu. Vì không có ai đối chiếu thì con số nào cũng thành con số cuối cùng.

Đây là chốt rẻ nhất cả bài: không thêm việc, chỉ đổi ai đứng ở đâu vào lúc nào.

Đi kèm là biên bản trả hàng làm hai bản, lý do là sổ sách chứ không phải pháp lý. Hàng trả về mà không có bản lưu thì tới kỳ thanh toán không trừ được. Bạn đã trả tiền cho đúng lô hàng mình từ chối nhận.

Phép trừ mỗi sáng là gì?

Toàn bộ cơ chế kiểm hàng gói trong một phép tính:

Tồn hôm qua + hàng nhập hôm qua − hàng bán hôm qua = tồn lý thuyết hôm nay

Rồi đi đếm thật. Chênh bao nhiêu là mất bấy nhiêu, và bạn biết trong ngày, không đợi cuối tháng.

Sức mạnh của nó ở chỗ không cần ai nghi ngờ ai. Không rình, không soi camera. Chỉ có hai con số đặt cạnh nhau mỗi sáng, và chúng tự nói.

Hàng bán hôm qua lấy từ số suất đã bán nhân định lượng mỗi suất. Chưa có định lượng thì phép trừ không chạy: xem cách tính giá vốn một ly để viết định lượng trước.

Một chốt tốn bao nhiêu giờ công?

Đây là phần gần như không ai nói tới khi khuyên bạn làm sổ cho chặt.

Số mỗi ngày cho cả kho là lời một chủ chuỗi ở Hà Nội tự khai, chưa kể thời gian đi đếm. Dòng 5 mặt hàng là ước theo tỷ lệ.

Hơn ba ngày công mỗi tháng chỉ để gõ lại những con số đã đếm. Đó là lý do phần lớn cơ sở bỏ bước này. Và cũng là lý do họ không biết 200 triệu đi đâu.

Con số đó còn nói một điều khác: đừng thêm chốt bừa. Mỗi chốt cài vào là một khoản giờ công lặp lại mãi. Chốt nào cũng phải trả lời được nó chặn cái gì và chặn được bao nhiêu tiền. Chốt không trả lời được thì bỏ, vì nó vừa tốn vừa làm quy trình nặng tới mức người ta bắt đầu làm dối.

Một cách chia việc giúp giảm giá thành: người ghi sổ và người đếm hàng là hai người, nhưng người đếm không cần biết làm sổ. Ở chuỗi thì người làm sổ ngồi một chỗ, người tại điểm chỉ đi đếm.

Tồn ảo là gì và vì sao nó nặng hơn mất hàng?

Phép trừ chỉ chạy nếu con số tồn là con số thật. Hàng lỗi nằm im trong kho phá đúng chỗ đó.

Hàng hỏng, hàng cận hạn, hàng không bán được nữa vẫn nằm trong kho và vẫn được ghi là tồn. Hai hậu quả, cái thứ hai nặng hơn:

Cái thứ hai kéo mọi con số lãi lỗ sai theo, vì hàng tồn là tài sản. Cơ sở tưởng mình có 10 triệu vốn nằm trong kho, thực ra một nửa đã là rác.

Nên bảng kiểm kho phải có một cột riêng cho hàng không dùng được, và xử nó theo kỳ. Để hàng lỗi nằm chung với hàng tốt là tự làm mù mình.

Đọc báo cáo kiểm kho thế nào?

Đọc sự lặp lại, đừng chỉ đọc giá trị. Cách này gần như không tốn gì.

Giả sử mỗi mẻ làm ra 100 đơn vị thì có 5 đơn vị lỗi. Con số 5 không đáng sợ. Nhưng nếu con số 5 ấy lặp lại y hệt suốt cả tháng, nó không có nghĩa là tháng nào cũng hỏng đúng ngần đó. Nó nghĩa là không có người đụng vào chỗ đó. Con số đã thành một dòng chép lại, không còn là một phép đo.

Cùng cách đọc này áp cho mọi báo cáo định kỳ. Một con số đứng yên tuyệt đối qua nhiều kỳ thường là dấu hiệu không có người kiểm, không phải dấu hiệu ổn định.

Thao tác nào phải có người thứ hai biết ngay?

Giảm giá bằng tay, hủy món, sửa hóa đơn. Đây là nhóm thao tác đổi được số tiền, và cũng là nhóm dễ bị dùng sai nhất.

Nguyên tắc: thao tác nào sửa được số tiền thì phải có người thứ hai biết ngay lúc đó, không phải cuối tháng.

Chuỗi lớn cài ba chữ ký: quản lý ca, người ghi sổ trực, và một người kiểm soát trực suốt. Cơ sở nhỏ không nuôi nổi bộ máy đó, nhưng nguyên tắc vẫn dùng được ở bản rẻ: mọi lần giảm giá tay ghi lý do và tên người duyệt ngay trên hóa đơn, cuối ca chủ đọc lại danh sách đó trong hai phút.

Phần chênh không ghi thành thất thoát ngay. Ghi thành khoản treo, cuối tháng xử theo tần suất. Người mới thì châm chước, lặp lại nhiều lần thì đền. Cùng cách xử với nhà cung cấp giao thiếu: một lần là rủi ro, nhiều lần là bản chất.

Và một dòng phải viết rõ trong quy chế: lỗi do người mới chưa được dạy thì nhắc người quản lý, không phạt người mới. Thiếu dòng này thì lần sau không có ai báo lỗi lên nữa. Bộ chốt đầy đủ hơn cho hàng, tiền và giờ công ở bài chặn thất thoát bằng quy trình.

Làm gì trong tuần này?

1. Tách người kiểm chất khỏi người kiểm lượng ở khâu nhận hàng. Không tốn tiền, chỉ đổi lịch đứng.
2. Chạy phép trừ mỗi sáng cho 5 mặt hàng đắt nhất. Năm dòng đó chiếm phần lớn giá trị và mất 5 phút.
3. Thêm một cột hàng không dùng được vào bảng kiểm kho, xử mỗi tháng một lần.
4. Ghi mọi lần giảm giá tay kèm tên người duyệt, đọc lại danh sách cuối mỗi ca.