Một chỗ ở chung cho bốn người, tiền phòng chia ra khoảng 1,5 triệu mỗi người mỗi tháng. Một lần tuyển lại sau khi người mới nghỉ trong tuần đầu tốn tiền đăng tin, hai tuần lương thử việc, và giờ công của người đứng dạy, cộng lại thường vượt 5 triệu. Số giả định, nhưng tỷ lệ giữa hai con số ít khi đảo chiều.
Cơ sở ăn uống nào cũng than khó tuyển và khó giữ người, và phần lớn cách giải quyết xoay quanh lương. Với nhóm nhân viên ở xa quê, chỗ họ ngủ sau ca làm tác động mạnh không kém, và rẻ hơn nhiều.
Vì sao người mới nhìn chỗ ở trước khi nhìn văn hóa cơ sở?
Chỗ ở nhân viên là nơi cơ sở thuê hoặc bố trí cho người làm ở xa, thường là phòng trọ chung cho vài người. Với người mới, đó là thứ đầu tiên của cơ sở mà họ nhìn thấy bằng mắt, trước ca làm đầu tiên.
Người mới đến nhận việc, được dẫn về phòng trọ chung, thấy một căn phòng bừa bộn với nhà vệ sinh hỏng. Họ không đợi tới lúc hiểu văn hóa cơ sở, họ nghỉ trong tuần đầu. Cơ sở mất chi phí tuyển, chi phí đào tạo, và cả thời gian của người đã dạy họ.
Ba lý do để giữ chỗ ở sạch là gì?
Lý do thứ nhất là sức lao động. Chỗ ở đủ sạch, đủ mát thì người ta ngủ được và hôm sau làm ra việc. Điều này nghe hiển nhiên, nhưng thử hỏi thẳng một nhân viên xem tuần rồi có đêm nào mất ngủ vì nóng không, câu trả lời thường làm chủ cơ sở bất ngờ.
Lý do thứ hai là giữ người mới. Đây là lý do thực dụng nhất và đo được rõ nhất: đếm số người nghỉ trong hai tuần đầu, trước và sau khi sửa chỗ ở.
Lý do thứ ba là dạy tầng quản lý bằng việc làm. Người quản lý hằng ngày yêu cầu nhân viên làm việc. Nếu chính họ không lo nổi chỗ ăn chỗ ở cho đội, lời yêu cầu của họ mất trọng lượng. Chủ đi kiểm chỗ ở một lần để quản lý nhìn thấy mức chuẩn mà họ phải giữ khi chủ không có mặt, chứ không để bắt lỗi nhân viên.
Kiểm chỗ ở lúc nào thì thấy sự thật?
Cách kiểm quyết định chủ cơ sở nhìn thấy sự thật hay nhìn thấy một buổi biểu diễn.
Thời điểm nên đi là gần nửa đêm, khi đội còn ở cơ sở chưa về. Không báo trước, và không cho quản lý đi trước một bước để nhắn tin về. Cách này có vẻ gắt, nhưng nếu báo trước thì chủ chỉ đang đo khả năng dọn dẹp trong ba mươi phút.
Tại chỗ, chụp ảnh làm bằng chứng và lập biên bản ngay, có chữ ký người vi phạm và một người làm chứng. Đồ không rõ của ai thì chụp lại rồi truy sau.
Thứ tự soi: nhà vệ sinh trước, sau đó tới quần áo bẩn tồn đọng, đồ ăn thừa, và đồ của cơ sở bị mang về nhà. Khoản cuối nên gọi đúng tên và tính vào lương, vì để trôi một cái thìa thì tháng sau là cái ghế. Cách xếp mức xử cho từng loại lỗi ở bài nhân viên sai thì phạt ai.
Nhóm chat để nhân viên gửi ảnh phòng hằng ngày là thứ tốt, nhưng chỉ có giá trị khi thỉnh thoảng bị đối chứng bất ngờ. Không có đối chứng thì ảnh chỉ đo được khả năng dựng cảnh.
Thưởng phạt chỗ ở xếp thế nào?
Con số mỗi nơi một khác. Cấu trúc là thứ nên chép lại:
| Đối tượng | Cách xử |
|---|---|
| Phòng sạch | Thưởng cả phòng, đủ đi liên hoan |
| Phòng bẩn | Phạt phòng ở mức nhẹ |
| Người vi phạm | Phạt rất nhẹ, mang tính nhắc |
| Quản lý khu đó | Phạt nặng hơn nhân viên |
| Không sửa sau một tuần | Phạt leo thang gấp nhiều lần |
Ba nguyên tắc đi kèm quan trọng hơn con số.
- Tiền thưởng lấy từ tiền phạt quản lý. Nhân viên được thưởng, quản lý chịu phạt, và chủ nói rõ điều đó trước mặt cả hai bên. Người đi làm ca về đã mệt, phạt họ không đổi được gì. Người có quyền sắp xếp mới là người đổi được.
- Phạt đúng người chịu trách nhiệm chức năng. Nhà vệ sinh mất điện thì phạt người phụ trách điện nước của cả hệ thống, ghi rõ vào biên bản. Phòng bừa thì phạt quản lý phụ trách phòng đó. Phạt chung cả nhóm là cách nhanh nhất để không ai thấy mình có lỗi.
- Phạt đi kèm ngân sách sửa và một hạn chót. Phạt xong mà không đưa tiền sửa thì lần sau quay lại vẫn thế, và chủ chỉ đang thu tiền của chính đội mình. Cách đúng là phạt, giao một khoản để sửa, nói rõ sửa cái gì, hẹn một tuần sau quay lại. Không đạt thì mức phạt nhân lên.
Vì sao trả tiền phòng mà không trả tiền điện?
Cơ sở trả tiền phòng, còn tiền điện nước để người ở tự trả. Lý do nằm ở hành vi chứ không ở khoản tiết kiệm: ai dùng nấy trả thì mới có người tắt điều hòa lúc đi vắng. Bao trọn gói thì hóa đơn điện tự tìm đường đi lên, và không ai trong phòng thấy đó là việc của mình.
Cùng cách nghĩ này áp cho việc không thu điện thoại của nhân viên trong ca: đặt trách nhiệm ở đúng chỗ người ta ra quyết định, thay vì lấy đi công cụ để họ không quyết định được gì.
Nhân viên nhắn thẳng cho chủ thì tin được không?
Sau lần đầu đi kiểm, nhân viên thường bắt đầu nhắn thẳng cho chủ: chỗ này bừa, phòng kia thiếu điều hòa, anh sang xem giúp.
Kênh này đáng giá vì vượt qua tầng quản lý, tức vượt qua đúng tầng có động cơ giấu. Có cơ sở nhờ vậy rà lại được cả hệ thống nhà ở và bổ sung một loạt thứ còn thiếu.
Tin nhắn không phải lúc nào cũng đúng. Có tin báo phòng nọ bẩn, chủ sang xem thì đó là phòng tươm nhất, và người báo đang có việc riêng với ai đó trong phòng. Giá trị của kênh nằm ở chỗ chủ chịu đi xem tận nơi, thay vì tin ngay hoặc bỏ qua ngay. Nguyên tắc đi xem tận nơi cũng là nền của cả bộ chốt ở bài chặn thất thoát bằng quy trình.
Cơ sở không có chỗ ở cho nhân viên thì áp dụng gì?
Phần lớn cơ sở nhỏ không lo chỗ ở, và chuyện đó bình thường. Nguyên tắc phía sau vẫn dùng được ở bốn chỗ nhân viên chạm vào mỗi ngày mà gần như không bao giờ nằm trong bản vẽ:
| Chỗ | Câu hỏi kiểm |
|---|---|
| Khu thay đồ | Có cửa, có móc, có chỗ đứng không? |
| Chỗ để đồ cá nhân | Có khóa, có đủ ngăn cho mỗi người không? |
| Chỗ ngồi ăn ca | Mình có ngồi ăn ở đây được không? |
| Nhà vệ sinh nhân viên | Sạch bằng nhà vệ sinh khách không? |
Câu trả lời ở cột bên phải nói cho chủ cơ sở nhiều hơn mọi cuộc khảo sát nội bộ.
Làm gì tối nay?
- Nếu có chỗ ở cho đội, đi kiểm lúc gần nửa đêm, không báo trước, chụp ảnh và lập biên bản tại chỗ.
- Nếu không có chỗ ở, đi vào bốn chỗ trong bảng trên và trả lời bốn câu hỏi.
- Viết bảng thưởng phạt theo cấu trúc trên, ghi rõ tiền thưởng lấy từ tiền phạt quản lý, công bố trước cả đội.
- Đếm số người nghỉ trong hai tuần đầu của ba tháng qua, ghi lại để so với ba tháng tới.